Inventario de sistemas de IA: cómo armar el primero

Un inventario de sistemas de IA es el registro único de toda la IA que la organización desarrolla, compra o usa. Debe listar cada sistema con su propietario, finalidad, datos que trata, proveedor, nivel de riesgo y grado de supervisión humana. Sin ese registro, ningún control posterior es verificable.

Casi todas las organizaciones que nos piden ayuda con gobernanza de IA llegan con el mismo problema, aunque lo formulen distinto: no saben cuánta IA tienen. Tienen una idea del proyecto grande —el chatbot, el copiloto, el modelo de scoring— y ninguna visibilidad sobre las dos docenas de usos pequeños que se colaron por la puerta de atrás. Esa asimetría es el motivo por el que un programa de cumplimiento de IA se atasca en el mes tres.

¿Qué es exactamente un inventario de sistemas de IA?

Es un registro operativo, no un documento de política. Su unidad es el sistema de IA en uso, entendido como cualquier combinación de modelo, herramienta o servicio que produce salidas —texto, puntuaciones, clasificaciones, recomendaciones, acciones— que alguien de la organización usa para trabajar.

Tres precisiones que evitan discusiones estériles:

• No inventarías modelos, inventarías usos. El mismo modelo comercial usado para redactar correos y para preclasificar currículos son dos entradas distintas, porque el riesgo y el propietario son distintos.
• La IA embebida cuenta. Si tu CRM incorporó un resumen automático de llamadas, ese resumen es un sistema de IA que trata datos de clientes, aunque nadie lo haya comprado como "IA".
• El inventario no juzga. Registra lo que hay. La decisión de permitir, restringir o apagar viene después, y viene mejor informada.

¿Por qué el inventario es el primer entregable de un AIMS?

Un sistema de gestión de IA —AIMS, por sus siglas en inglés— es la estructura que permite demostrar que la organización controla su IA en lugar de sufrirla. La norma ISO/IEC 42001:2023 organiza ese sistema alrededor de política, roles, evaluación de riesgos, evaluación de impacto y control del ciclo de vida. Todos esos elementos comparten un supuesto: que existe una lista cerrada de sistemas sobre la que aplicarlos.

Lo mismo ocurre con el marco AI Risk Management Framework del NIST, cuya función Map consiste precisamente en establecer el contexto y catalogar los sistemas antes de medir o gestionar nada.

Y ocurre con la regulación. El Reglamento (UE) 2024/1689 impone obligaciones distintas al proveedor y al responsable del despliegue de un sistema de IA, e incluye desde febrero de 2025 un deber de alfabetización en IA para el personal que opera esos sistemas. Ninguna de esas obligaciones se puede cumplir —ni discutir con un auditor— sin saber qué sistemas tienes y en qué papel estás respecto de cada uno.

Si vienes de leer qué exige ISO 42001, el inventario es la primera evidencia que un auditor va a pedir. En términos prácticos: el inventario es lo primero porque es la única pieza de la que dependen todas las demás. Un registro de riesgos sin inventario es una opinión. Una política de uso sin inventario es un texto que nadie puede aplicar. Una evaluación de impacto sin inventario evalúa el sistema que alguien recordó mencionar.

¿Qué columnas debe tener el inventario?

Esta es la plantilla mínima que usamos para arrancar. Cabe en una hoja de cálculo el primer mes y en una base de datos el sexto. Empezar por la herramienta es el error clásico.

Campo	Qué registra	Por qué importa
ID	Identificador estable, corto	Permite referenciar el sistema en incidencias, contratos y evaluaciones
Nombre y descripción	Qué hace, en una frase de negocio	Si no cabe en una frase, probablemente son dos sistemas
Finalidad declarada	Para qué se autorizó	Detecta desviación de uso: la finalidad real se aleja con el tiempo
Propietario de negocio	Persona con nombre y cargo	Responde por la decisión de usarlo y por su continuidad
Responsable técnico	Quien lo integra y lo mantiene	Responde por credenciales, versiones y registros
Proveedor y modelo	Entidad y versión concreta	Un cambio de versión puede cambiar el comportamiento sin avisar
Datos de entrada	Categorías, no ejemplos	Marca si hay datos personales, sensibles o sujetos a secreto profesional
Datos de salida y destino	Dónde acaba el resultado	Distingue una salida interna de una publicada
Decisiones que influye	Qué se decide con esa salida	Es el campo que determina el riesgo real
Supervisión humana	Nivel: informativo, revisión obligatoria, aprobación previa	Es la mitigación más barata y la primera que se degrada
Clasificación de riesgo	Escala propia de tres niveles	Ordena el trabajo posterior
Estado	Propuesto, piloto, producción, retirado	Evita que el inventario mezcle deseos con realidad
Última revisión	Fecha y quién la firmó	Un inventario sin fecha es un inventario muerto

Dos columnas opcionales que se ganan su sitio rápido: base contractual —si el proveedor tiene un acuerdo firmado que cubra el tratamiento, según las cláusulas mínimas de un contrato con proveedor de IA— y plan de salida, es decir, qué pasa si mañana ese servicio deja de estar disponible.

¿Cómo se descubre la IA en la sombra que ya usan los equipos?

La IA en la sombra es la que se adopta sin pasar por compras, sin contrato y sin que nadie la registre. No es un fallo de disciplina: es la consecuencia previsible de herramientas útiles, gratuitas y accesibles desde el navegador. Preguntar "¿usáis IA?" en una reunión produce respuestas incompletas por dos motivos —la gente no considera IA lo que usa a diario, y quien sospecha que la respuesta correcta es "no" contesta "no".

Cuatro barridos que sí funcionan, en este orden:

1. Gasto y contratos. Revisa suscripciones, tarjetas corporativas y reembolsos de los últimos doce meses buscando servicios de IA y complementos de IA en productos existentes. Este barrido encuentra lo que está pagado, que suele ser lo más incrustado en el flujo de trabajo.
2. Red e identidad. Con el equipo de sistemas: registros de DNS y del proxy, y —más revelador— la lista de aplicaciones de terceros con acceso concedido mediante inicio de sesión único. Un permiso de OAuth sobre el correo corporativo concedido a una herramienta de IA es un hallazgo de alta prioridad.
3. Puesto de trabajo. Extensiones de navegador, complementos de suite ofimática y automatizaciones personales. Aquí aparecen los transcriptores de reuniones, que casi siempre tratan conversaciones confidenciales sin ningún acuerdo detrás.
4. Entrevista con guion correcto. No preguntes por IA. Pregunta: "¿qué parte de tu trabajo has conseguido que haga una herramienta en el último año?" y "¿qué pegas o subes a alguna web para que te lo resuma, traduzca o reescriba?". La segunda pregunta destapa más que las tres primeras técnicas juntas.

Una regla de convivencia que hace el descubrimiento posible: amnistía declarada por escrito. Quien registre un uso durante la ventana de descubrimiento no recibe sanción. Sin esa garantía, el inventario se llena de omisiones y el ejercicio no sirve. Cuando la ventana cierra, la política de uso de IA sí se aplica con consecuencias.

¿Quién es el propietario de un sistema y qué significa serlo?

El propietario es una persona, nunca un departamento. "Marketing" no puede firmar un acta ni responder una pregunta de auditoría.

Ser propietario de un sistema de IA significa asumir cuatro cosas concretas:

• Declarar y mantener la finalidad. Si el uso real se separa de la finalidad registrada, el propietario abre una revisión o actualiza el registro.
• Aceptar el riesgo residual. Después de las mitigaciones, alguien firma que el riesgo que queda es asumible. Ese alguien tiene nombre.
• Responder por la supervisión humana. Si el control dice "revisión obligatoria antes de enviar al cliente", el propietario responde de que eso ocurra en la práctica, no en el papel.
• Decidir la retirada. Es la responsabilidad que más se olvida y la que más cuesta cuando falta.

Separar propietario de negocio y responsable técnico evita el fallo más común de estos programas: que el equipo de sistemas acabe respondiendo por decisiones comerciales que no tomó.

¿Cómo se clasifica el riesgo sin caer en el teatro?

Tres niveles bastan. Más niveles producen discusiones sobre la escala en vez de decisiones sobre los sistemas.

Nivel	Criterio de entrada	Qué exige
Alto	Influye en decisiones sobre personas, trata datos sensibles o produce salidas que salen al exterior sin revisión	Evaluación de impacto documentada, supervisión humana explícita, revisión trimestral
Medio	Trata datos internos no públicos o influye en decisiones operativas reversibles	Ficha de riesgos, control de acceso, revisión semestral
Bajo	Uso individual sobre datos públicos o sintéticos, sin efecto sobre terceros	Registro en el inventario y nada más

El criterio determinante no es la tecnología, sino quién sufre el error. Un modelo modesto que preclasifica candidaturas es más delicado que uno sofisticado que resume documentación pública.

Para los sistemas que caen en el nivel alto, el paso siguiente es la evaluación de impacto del sistema de IA, que ya trabaja sobre partes afectadas, daños plausibles y criterio de parada.

¿Cómo se evita que el inventario muera en tres meses?

Muere siempre por la misma razón: se construyó como proyecto y no como proceso. Cuatro medidas que lo mantienen vivo:

• Un único punto de alta. Un formulario corto —diez campos, no cuarenta— y la regla de que sin alta no hay contrato ni credenciales.
• Enganche a un proceso que ya existe. El momento natural es la aprobación de compra o la solicitud de acceso. Un inventario que depende de que alguien se acuerde no dura.
• Revisión trimestral de quince minutos por propietario. Confirmar finalidad, supervisión y estado. Si nada cambió, se firma y se cierra.
• Verificación cruzada anual contra gasto y contra permisos de aplicaciones concedidos. Es la que detecta lo que el proceso dejó pasar.

En nuestro caso, el sistema con el control más estricto es el conector de agentes de IA de nuestra plataforma de certificación probatoria: un agente puede preparar un borrador, pero nada se sella sin aprobación humana explícita. Está en el inventario como sistema de riesgo alto con supervisión de tipo aprobación previa, y esa entrada es la que sostiene la evidencia cuando alguien pregunta cómo controlamos la IA que opera sobre pruebas digitales. El estado de cada marco que aplicamos está publicado en nuestro centro de confianza.

Errores frecuentes al armar el primer inventario

• Empezar por la herramienta. Seis semanas eligiendo plataforma GRC y cero sistemas registrados.
• Registrar proyectos en lugar de usos. Un proyecto puede contener cuatro sistemas con riesgos distintos.
• Omitir los usos "pequeños". El resumen automático de reuniones trata más información confidencial que el modelo del que habla el comité.
• Dejar el campo de propietario en blanco "hasta que se decida". Nunca se decide.
• Confundir inventario con aprobación. Estar en el inventario no significa estar permitido; significa estar visible.

Qué hacer ahora

1. Fija la unidad de registro: sistema de IA en uso, no proyecto ni modelo.
2. Abre la hoja con las trece columnas de la tabla y cárgala con los sistemas que ya conoces. Sin esperar a tenerlos todos.
3. Lanza la ventana de amnistía por escrito, con fecha de cierre, y ejecuta los cuatro barridos de descubrimiento.
4. Asigna propietario con nombre y cargo a cada entrada. Sin excepciones y sin departamentos.
5. Clasifica en tres niveles y programa la evaluación de impacto solo para el nivel alto.
6. Engancha el alta al proceso de compra o de accesos y agenda la primera revisión trimestral.

Si quieres el inventario montado y auditable en semanas en lugar de trimestres, trabajamos sobre él dentro del pilar de compliance y lo conectamos con los controles de automatización supervisada que ya tengas en marcha. Cuéntanos qué IA crees que tienes en contacto y empezamos por comprobar cuánta hay de verdad.